Organizzare un evento

Tutti i progetti della OSCT sono proposti da un membro della comunita’ e sono organizzati con un modello di “Dittatore Benevolo” (vedi “Dittatore benevolo per la vita” su Wikipedia per conoscere l’origine del termine).

Ecco una guida step-by-step su come organizzare un evento, un’iniziativa o un progetto all’interno della OSCT.

Step 1 - Entra nel workgroup

Per poter organizzare eventi o iniziative, devi essere parte del workgroup. L’handbook ha una guida su come fare qui.

Step 2 - Proponi la tua idea

Le idee sono personali, ma devono essere approvate dalla comunita’. Per farlo usiamo il canale Discord #osct-to-do (visibile solo se membro del workgroup).

Questa idea potrebbe essere qualsiasi cosa inerente alla OSCT in se’ o ad uno dei nostri obiettivi della nostra missione, sia piccola che grande. Alcuni esempi:

• Un workshop pratico per insegnare ai partecipanti come usare Zenodo (Missione “Train”).
• Un simposio per condividere con la comunita’ una particolare milestone di Open Science (e.g. l’inaugurazione di una repository) raggiunta dalla propria comunita’ (Missione “Connect”);
• Una lettera aperta a una istituzione di Torino o dintorni per far iniziare un dialogo, firmata dalla comunita’ (Missione “Organise”);
• Organizzare un open meeting sulla scrittura di un data management plan per un progetto che si sta inizando (Missione “Train”);
• Creare una risorsa online o offline, che essa sia un depliant, un libro, degli sticker, etc… per aiutare i membri della comunita’ nel loro percorso di Open Science (Missione “Support”);

E molte altre! Quando hai la tua idea pronta, crea un nuovo post sul forum Discord #osct-to-do con tutti i dettagli. Usa come tag “Proposal”. Segnala anche se ci sono delle deadline esterne da rispettare o altre regole da seguire.

Step 3 - Aspetta l’approvazione

Ora la tua idea sara’ discussa con tutti i membri del workgroup. Durante la fase di discussione, la proposta viene considerata, eventualmente modificata e accettata o rigettata.

Per essere accettata, la proposta deve:

• Essere rilevante con almeno uno degli obbiettivi della OSCT;
• Il workgroup deve, in generale, approvare l’evento. Non si organizzano voti formali perche’ non e’ garantito che tutti i membri del workgroup sono sempre attivi dentro di esso.
• L’impegno che l’evento necessita deve essere compatibile con quello che la OSCT puo’ rendere disponibile. Eventi molto grandi hanno piu’ possibilita’ di essere approvati se ci sono gia’ volontari che ne rendono possibile lo svolgimento.
• Almeno un Community Coordinator deve approvare l’evento. Il Community Coordinator controlla che tutti gli altri criteri sono stati correttamente rispettati.

Se l’evento non e’ approvato, non prenderla male. Il community coordinator ti spieghera’ perche’ e ti dara’ del feedback. Se possibile, ti aiutera’ a riproporre l’evento in modo da aumentarne le chanche di approvazione.

Allo stesso modo, proposte molto vecchie e che non hanno suscitato discussione da parte dei membri del workgroup verranno considerate per essere rigettate e riproposte sotto altri termini.

Step 4 - Delineazione del Dittatore

Se l’evento e’ approvato, il community coordinator scegliera’ il “Dittatore Benevolo” dell’iniziativa, con priorita’ al proponente (se lo desidera) e a seguire di qualsiasi altro membro del workgroup.

Il “Dittatore” ha il controllo completo su questo specifico evento, e puo’ deciderne i punti implementativi. Ha anche l’ultima parola se sorgono dispute o problemi durante l’organizzazione dell’evento. Si tenga comunque ben presente che il codice di condotta della OSCT si applica in tutti gli spazi e eventi organizzati dalla OSCT.

Step 5 - Organizza l’evento!

La OSCT si aspetta che l’evento venga organizzato seguendo quanto discusso durante il punto 3. Il dittatore puo’ scegliere esattamente come fare per organizzare l’evento, e coordina gli sforzi di tutti i volontari prima e durante lo stesso. Per qualsiasi problema, pero’, ci si puo’ sempre sostenere con i coordinatori della OSCT e tutti gli altri membri per consigli, materiale e aiuto.

Buona fortuna!

Step 6 - Post-mortem

Durante l’evento, chiedi ai partecipanti come e’ andata, se l’obiettivo dell’iniziativa e’ stato raggiunto, e se hanno commenti su di esso.

Scrivi un brevissimo report con queste informazioni nel canale del progetto su #osct-to-do. Saranno utili per futuri eventi simili e per capire cosa ha funzionato e cosa no.

Il canale sara’ poi chiuso, bloccato e segnato come “Done!”.

Grazie per aver organizzato un evento nella OSCT!